Organisatsiooni struktuur: analüüs, disain ja optimeerimine


Organisatsiooni mõistlik ülesehitus toob edu

Organisatsiooni struktuur peegeldab viisi, kuidas tööjaotus ja koordineerimine on asutuses, ettevõttes või omavalitsuses korraldatud.

Ehitades struktuuri...

Halduskorraldus, mille üheks dimensiooniks on organisatsiooni struktuur, mõjutab suurel määral asutuse või ettevõtte efektiivsust, sest allüksuste skeemist tuleneb paljuski ka tulude ja kulude liigendus. Struktuurist omakorda tõukub tööülesannete detailsem jaotus — kes kellele allub ning kuidas formaalsed koostöö- ja koordinatsioonimehhanismid toimivad. Organisatsiooni struktuur, selle detailsemas vaates, defineerib töö sisu ja tegijate vastutuse. Sealt edasi ka töötajate tasustamise ja motivatsioonisüsteemi lähtekohad. Ka juhtimisarvestuse lahendid toetuvad eelkõige organisatsiooni struktuurile.

Organisatsiooni loomisel või selle ülesehituse muutmisel tuleb lähtuda strateegiast ning alustada algusest — missioonist. Lihtsa ja hästi toimiva organisatsioonilise ülesehituse eesmärk on tagada strateegia ja missiooni võimalikult efektiivne elluviimine ning eesmärkide täitumine.

Väiksemates organisatsioonides pole tihti vajadust formaalse struktuuri järele, sest tööjaotus on niigi selge või alles välja kujunemas. Formaalne struktuur on üksnes vahend saavutamaks eesmärke minimaalsete kulude ja riskidega.

Struktuuri optimeerimine koostöös meeskonna ja konsultandiga

Praktikas on enim levinud funktsionaalne või valdkonna-põhine organisatsiooni skeem. Sellist ülesehitust iseloomustab vahetu kontroll ja tööülesannete detailne jaotus, samuti spetsialiseerumine (tootegrupi-põhiselt, geograafiliselt või kliendisegmentide alusel). Funktsionaalne struktuur töötab hästi etteantud eelarvega asutuste puhul, seal kus ülesannete spekter ja äriprotsessid on staatilised ning enam-vähem ette teada. Seevastu heale teenindusele, kõvale konkurentsile ja efektiivsele tootmisele orienteeritud äriühingutes võib kitsalt funktsionaalne ülesehitus osutuda kitsaskohaks. Teoorias on kasutusel veel "maatriks-struktuur" ja "võrkorganisatsioon", mõistetena. Optimaalne organisatsiooni disain sisaldab tavaliselt mitut tüüpi struktuurseid mustreid.

Näiteks kohalikud omavalitsused, vallad, võivad otsustada kombineeritud disaini kasuks, kus detsentraliseeritud halduskorraldust evivad osavallad. Osavallas võib olla üksnes piirkondlikke funktsioone täitvaid üksusi (nt arendusjuht — osavalla vanem), kui ka valla üldstruktuuri kuuluvaid osiseid (sotsiaal- ja majandusvaldkonna ametnikud, tugistruktuuride töötajad, kelle töökoht asub kohalikus teeninduskeskuses).


Osavald kui KOV teeninduskeskus
Pildil: KOV juhtimiskorralduse näide: osavald kui teeninduskeskus

Teenused

  • Olemasoleva ehk de-facto toimiva juhtimiskorralduse analüüs ja arvustus.
  • Organisatsiooni struktuuri kavandamine
  • Organisatsiooni struktuuri ümberkorraldamine, optimeerimine
  • Detsentraliseeritud juhtimiskorralduslike lahendite väljatöötamine
  • Ühinevate organisatsioonide süntees

Struktuuri analüüsi, kavandamise ja muutmise protsess

  1. Konsultandid tutvuvad organisatsiooniga, selle missiooni, strateegia ja eesmärkidega.
  2. Analüüsitakse olemasolevat struktuuri, eelkõige selle vastavust [uuele] strateegiale; tuuakse esile probleemid, aga ka võimalused.
  3. Kaardistatakse organisatsiooni põhilised funktsioonid, valdkonnad, äriprotsessid.
  4. Kaardistatakse ressursid: töötajad ja nende kompetentsid, taristu, eelarvelised võimalused; viiakse läbi intervjuud.
  5. Juhtkonna ja konsultantide koostööna sünteesitakse ja formaliseeritakse uus struktuur, detailiseeritakse juhtimiskorralduse ja tööjaotuse aspekte.
  6. Viiakse ellu struktuursed muudatused, vajadusel korrigeeritakse alusdokumente ja määrusi.
  7. Edasiarendused: ametikirjelduste koostamine, töötajate vastavuse hindamine, palga- ja motivatsioonisüsteemi muutmine, juhtimisarvestuse sisseseadmine, kvaliteedijuhtimise täiustamine, jm.